Las empresas de hoy en día tienen muchas necesidades de comunicación: imprimir imágenes, copiar y escanear documentos, pero ¿cómo trato con ellos? y, sobre todo, ¿cómo elijo la fotocopiadora para mi negocio que sea adecuada para llevar a cabo todas estas acciones?
La oferta del mercado es abrumadora y no siempre es fácil comprender las diferentes funcionalidades que ofrece cada modelo.
Para tomar la decisión correcta, descubra las necesidades reales de su empresa y elija la impresora multifunción que mejor se adapte a sus necesidades.
Las necesidades de la empresa
El número de impresoras, fotocopiadoras o fotocopiadoras que su empresa necesita variará según la cantidad de empleados. Se estima que se necesita una máquina por cada 5 a 10 empleados.
A continuación, debe determinar cómo usan la flota de impresoras sus empleados. Por ejemplo, dependiendo de la naturaleza de su negocio, una impresora de tamaño A3 puede no ser necesaria. Del mismo modo, es posible que no necesite imprimir en color. Si, por otro lado, a menudo usa color, calcule cuántas impresiones de color realiza por mes.
Por último, determina las necesidades de los empleados con respecto a funcionalidades adicionales. ¿Necesita enviar faxes o escanear documentos regularmente? ¿Tiene muchos empleados que necesitan la posibilidad de impresión móvil?
¿Debo elegir una fotocopiadora multifunción para mi negocio?
Si bien la opción puede ser más variable para estructuras pequeñas con menos de 10 empleados, en las empresas más grandes una fotocopiadora multifunción parece ser la correcta. Las pymes o grandes empresas que emplean a un gran número de empleados pueden ver sus instalaciones invadidas por diferentes terminales, copiadoras, escáneres, impresoras, etc.
Las impresoras multifunción, que combinan 4 dispositivos en 1 (impresora, copiadora, escáner y fax) permiten optimizar el espacio. Del mismo modo, permiten ahorros sustanciales en energía y consumibles. Es necesario tener en cuenta el tiempo de calentamiento de un dispositivo, el hecho de que la mayoría de las veces permanecerá en modo de espera durante la noche, etc. y luego multiplicará estos datos por el número de dispositivos en su empresa. Lo mismo se aplica a los cartuchos de tinta y papel.
